Bonnes pratiques pour l'intranet : comment créer un intranet moderne à forte adoption

Les bonnes pratiques en matière d'intranet sont les choix de conception, de contenu et de gouvernance qui rendent un intranet facile à parcourir, agréable à utiliser et aligné sur de véritables objectifs métier. Réussissez ces trois aspects et vos collaborateurs utiliseront réellement l'intranet pour trouver des réponses, partager leur travail et rester alignés. Ratez-les et vous vous retrouverez avec un annuaire de liens obsolète que personne n'ouvre.

La plupart des intranets échouent sur l'adoption, pas sur les fonctionnalités. Les gens abandonnent un hub dès qu'il leur faut plus de temps pour y trouver un document que pour demander à un collègue ou fouiller dans Slack. Un intranet moderne mérite une utilisation quotidienne en plaçant la recherche d'entreprise au premier plan, en faisant émerger le contenu par rôle et par pertinence, et en gardant l'information gérée et à jour.

Un intranet moderne est un hub consultable, mobile et personnalisé, bâti sur les connaissances vivantes de l'entreprise, et non un ensemble de pages statiques mises à jour une fois par trimestre. Les pratiques ci-dessous couvrent ce qu'il faut construire et comment inciter les gens à revenir, en commençant par la véritable raison d'être d'un intranet.

Fonctions de l'intranet

L'intranet sert de hub central pour une organisation, en soutenant la communication et la collaboration internes. Voici les fonctions essentielles qui favorisent un environnement de travail plus cohérent et plus productif :

• Communication : un intranet diffuse l'information à travers les départements. Il vous offre un espace pour les annonces, l'actualité de l'entreprise et la reconnaissance des collaborateurs.
• Collaboration : il propose des outils tels que le partage de fichiers, la gestion de projet et le réseautage social pour soutenir le travail d'équipe. Les collaborateurs peuvent travailler ensemble sur des documents et accéder à des ressources partagées en un seul endroit.
• Gestion des connaissances : l'intranet fait office de référentiel pour les documents, politiques et procédures de l'entreprise. Cette base de connaissances centrale aide chacun à accéder aux informations et aux consignes les plus récentes.
• Productivité : des processus clairs et un accès rapide aux outils et aux ressources aident chacun à accomplir davantage. Lorsque vous passez moins de temps à chercher l'information, vous vous concentrez davantage sur votre travail réel.
• Engagement des collaborateurs : les intranets peuvent héberger des forums, des sondages et des fonctionnalités sociales qui encouragent les interactions entre les équipes, instaurant un sentiment de communauté et d'appartenance.

Ces fonctions façonnent une main-d'œuvre plus engagée et plus alignée, car elles touchent plusieurs aspects des opérations internes. Un intranet bien structuré et aligné sur les objectifs de votre organisation apporte une réelle valeur ajoutée, tant en termes d'efficacité que de culture.

Bonnes pratiques d'intranet pour l'adoption et l'engagement

Les bonnes pratiques qui stimulent l'adoption de l'intranet se répartissent en sept domaines : stratégie, navigation, recherche, gouvernance du contenu, accès mobile, personnalisation et communication bidirectionnelle. Traitez chacun d'eux comme une décision de conception liée à un résultat mesurable, et non comme une fonctionnalité à cocher. Le gain est concret : le McKinsey Global Institute a constaté que les travailleurs du savoir passent environ 1,8 heure chaque jour, soit environ 9,3 heures par semaine, à chercher et rassembler des informations (« The social economy », McKinsey Global Institute, 2012). Un intranet qui résout le problème de la trouvabilité restitue ce temps.

Commencez par une stratégie et des objectifs mesurables

Reliez chaque objectif d'intranet à un objectif métier et à un indicateur que vous pouvez suivre. Si l'objectif est une intégration plus rapide, mesurez le temps de montée en productivité ; s'il s'agit de réduire les questions répétées, mesurez le taux de réussite des recherches et la fraîcheur du contenu. Le taux d'adoption, le taux de réussite des recherches et la fraîcheur du contenu sont les trois indicateurs qui vous indiquent si l'intranet fonctionne.

Établissez une base de référence avant le lancement ainsi qu'une date cible, puis examinez les chiffres à une cadence fixe. Un contrôle trimestriel de ces trois indicateurs vous indique où le contenu devient obsolète ou où les gens abandonnent une recherche, afin que vous corrigiez l'intranet en vous appuyant sur des données plutôt que sur des suppositions.

Concevez pour la convivialité et une navigation claire

Organisez l'intranet autour des tâches que les gens viennent accomplir, et non autour de votre organigramme. Utilisez des libellés descriptifs, gardez la page d'accueil épurée et faites en sorte que les actions les plus courantes soient accessibles en un ou deux clics. Lorsque la navigation reflète la façon dont les collaborateurs pensent réellement leur travail, ils cessent de deviner où se trouvent les choses.

Rendez le contenu facile à trouver et à rechercher

Placez un champ de recherche unique et bien visible sur chaque page, et appuyez-le de filtres et d'un classement par pertinence. La recherche est la pratique que les collaborateurs ressentent le plus, car c'est par elle qu'ils accèdent à presque tout le reste. C'est là que Glean Search intervient : il indexe le contenu de vos outils et renvoie des résultats sourcés et respectueux des permissions, de sorte que les gens voient uniquement des réponses issues de ce à quoi ils sont autorisés à accéder.

Gardez le contenu géré, encadré et à jour

Attribuez un propriétaire à chaque page, définissez une cadence de révision et retirez le contenu obsolète selon un calendrier défini. Un seul propriétaire de contenu ou une petite équipe de gouvernance maintient une qualité constante et empêche l'intranet de se remplir de pages dépassées. C'est un contenu frais et fiable qui amène les gens à croire aux résultats de recherche qu'ils obtiennent.

Permettez l'accès mobile et distant

Donnez aux équipes de terrain, hybrides et distantes un accès complet depuis un téléphone, et non une version allégée. Les employés sans bureau et dispersés n'ont souvent aucun autre canal fiable vers l'actualité et les ressources de l'entreprise. Un design responsive et une application mobile transforment l'intranet en un hub accessible à tous, où qu'ils travaillent.

Personnalisez et ciblez le contenu

Faites émerger le contenu par rôle, équipe et localisation afin que les gens voient d'abord ce qui compte pour eux. Un commercial et un ingénieur ouvrant la même page d'accueil ne devraient pas obtenir le même fil d'actualité. Le Graphe d'entreprise de Glean cartographie les relations entre documents, messages, outils et personnes, et le Graphe personnel classe les résultats en fonction du rôle, de l'équipe et des collaborateurs d'un individu, de sorte que la pertinence s'améliore sans étiquetage manuel.

Faites-en un canal bidirectionnel

Laissez les collaborateurs commenter, contribuer au contenu, compléter leur profil et reconnaître leurs pairs. Un intranet qui ne fait que diffuser de haut en bas perd rapidement l'attention. Les fonctionnalités bidirectionnelles transforment les lecteurs passifs en contributeurs, ce qui maintient le contenu à jour et donne aux gens une raison de revenir.

Le contenu créé par les collaborateurs alimente aussi de meilleures réponses. Lorsque les gens documentent leurs propres processus et leur expertise sur l'intranet, Glean Search peut indexer et faire émerger ces connaissances aux côtés des pages officielles, de sorte qu'une question sur un flux de travail de niche atteigne la personne qui le connaît réellement.

Principales bonnes pratiques pour le moteur de recherche d'intranet

Des pratiques de recherche d'intranet efficaces déterminent si les gens peuvent réellement retrouver l'information qui les entoure. La recherche est la pratique que les collaborateurs ressentent le plus, elle mérite donc son propre ensemble de directives. Les bonnes techniques transforment l'expérience utilisateur, en rendant les données précieuses faciles d'accès.

Bonnes pratiques

• Indexation complète : indexez tous les contenus pertinents, y compris les documents, les pages et les fichiers multimédias, afin que les utilisateurs puissent y accéder depuis un seul endroit. Comme l'explique Nielsen Norman Group, un intranet a besoin d'une recherche efficace pour être utile à ses utilisateurs.
• Options de recherche avancées : offrez aux utilisateurs des filtres et des options de requête pour affiner les résultats, ce qui rend la récupération d'informations plus rapide et plus précise.
• Saisie semi-automatique et suggestions : des fonctionnalités comme la saisie semi-automatique et les requêtes suggérées orientent les utilisateurs vers le contenu dont ils ont probablement besoin et réduisent la saisie.
• Pertinence et classement : classez les résultats en fonction de leur adéquation avec la requête de l'utilisateur. Les algorithmes qui donnent la priorité aux informations les plus pertinentes font gagner du temps et rendent la recherche plus productive.
• Mises à jour et maintenance régulières : maintenez l'index de recherche à jour à mesure que du contenu est ajouté ou modifié, afin que les résultats restent exacts et fiables.
• Analyse de recherche : suivez la façon dont les utilisateurs interagissent avec la recherche pour comprendre ce qui fonctionne. Ces informations vous permettent d'affiner l'expérience en fonction des comportements et des besoins réels.
• Mécanismes de retour des utilisateurs : donnez aux utilisateurs un moyen de noter ou de commenter leurs résultats de recherche. Leurs retours vous indiquent des améliorations précises que vous manqueriez autrement.

Appliquez ces bonnes pratiques et la recherche de votre intranet deviendra un outil auquel les utilisateurs font confiance, ce qui améliore à la fois la productivité et l'expérience globale.

Comment Glean soutient les bonnes pratiques d'intranet

Glean transforme les bonnes pratiques ci-dessus en capacités concrètes en connectant les connaissances de votre entreprise et en renvoyant des réponses auxquelles les utilisateurs peuvent faire confiance. Au lieu d'une barre de recherche greffée sur un intranet statique, vous obtenez des résultats fiables et respectueux des autorisations, tirés des outils que vos équipes utilisent déjà.

• Glean Search indexe le contenu de plus de 100 outils connectés et renvoie des résultats sourcés, afin que les employés puissent vérifier chaque réponse et accéder au document source.
• Le Graphe d'entreprise cartographie les relations entre les documents, les messages, les outils et les personnes, ce qui permet à la recherche de classer le contenu le plus fiable plutôt que de simples correspondances de mots-clés.
• Le Graphe personnel personnalise les résultats selon le rôle, l'équipe et les collaborateurs de chaque individu, de sorte qu'une même requête fait remonter des réponses différentes et pertinentes pour chaque personne.
• Glean Assistant vous offre un moyen conversationnel de poser des questions et d'obtenir des réponses fondées sur les connaissances de l'entreprise, avec des citations que vous pouvez vérifier.

Parce que Glean respecte vos autorisations existantes, les utilisateurs ne voient que les informations auxquelles ils sont autorisés à accéder, ce qui permet d'ouvrir en toute sécurité un intranet consultable. Cette combinaison de recherche unifiée, de classement par relations et de réponses sourcées est ce qui fait passer un intranet d'un simple référentiel de pages à un lieu où les utilisateurs trouvent des réponses.

Lire la suite : Comment effectuer une recherche dans Glean

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Foire aux questions

Qu'est-ce qu'un intranet moderne ?

Un intranet moderne est un hub social, mobile et consultable, construit sur les connaissances vivantes de l'entreprise, et non un annuaire statique de liens. Les employés l'utilisent pour trouver des réponses, collaborer et rester informés depuis n'importe quel appareil.

Que doit inclure un intranet ?

Au minimum, un intranet doit inclure une recherche performante, un accès mobile, du contenu personnalisé selon le rôle, des fonctionnalités de communication bidirectionnelle et du contenu gouverné avec des responsables clairement identifiés. Ce sont ces éléments qui distinguent un intranet que les gens utilisent quotidiennement d'un intranet qu'ils ignorent.

Comment mesurer le succès d'un intranet ?

Mesurez le taux d'adoption, le taux de succès des recherches, l'engagement et la fraîcheur du contenu, et reliez chaque indicateur à un objectif métier. Si ces chiffres augmentent au fil du temps, l'intranet remplit son rôle ; s'ils stagnent, votre contenu ou votre navigation a probablement besoin d'être retravaillé.

Comment améliorer la recherche sur un intranet ?

Ajoutez un champ de recherche unique et bien visible, classez les résultats par pertinence et utilisez l'analyse de recherche pour combler les lacunes dans ce que les gens peuvent trouver. Glean Search améliore encore la facilité de recherche en indexant le contenu de vos outils et en renvoyant des résultats sourcés et respectueux des autorisations.

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