Maîtriser la prolifération de l’information : un guide pour les entreprises

La prolifération de l’information est devenue l’un des défis les plus urgents auxquels sont confrontées les entreprises modernes. À mesure que les organisations génèrent des données à un rythme sans précédent — la datasphère mondiale devant plus que doubler entre 2022 et 2026 — la capacité à gérer, sécuriser et exploiter ces informations efficacement n’a jamais été aussi cruciale.

Qu’est-ce que la prolifération de l’information ?

La prolifération de l’information correspond à l’expansion incontrôlée des données à travers divers systèmes et plateformes au sein d’une organisation. Ce phénomène entraîne des difficultés en matière de gestion des données, de sécurité et de productivité, à mesure que l’information se disperse et devient difficile à administrer efficacement. La datasphère mondiale devrait exploser, passant de 45 zettaoctets en 2019 à 175 zettaoctets d’ici 2025. Cela représente une augmentation de près de quatre fois en seulement six ans, les données d’entreprise augmentant deux fois plus vite que les données des consommateurs.

Voyez cela comme l’équivalent numérique d’un bureau encombré qui se serait étendu sur plusieurs bâtiments. Les documents existent dans des classeurs, des serveurs, des intranets d’entreprise, des e-mails et d’innombrables applications SaaS. Chaque service peut utiliser des outils différents, stocker les données dans des formats différents et suivre des protocoles différents — créant un labyrinthe d’informations de plus en plus difficile à parcourir.

Il ne s’agit pas seulement de volume — mais de complexité et de risque. Lorsqu’un environnement cloud d’entreprise sur cinq, avec des bases de données accessibles depuis Internet, contient des données sensibles telles que des informations PII, PHI ou PCI, les enjeux ne pourraient pas être plus élevés. En 2022, les organisations comptaient en moyenne 802,000 fichiers à risque en raison du partage excessif, soit une hausse de 60% par rapport au début de l’année, et le nombre de fichiers à risque par employé est passé de 251 en 2021 à 402 en 2022.

Il ne s’agit pas seulement de volume — mais de complexité et de risque. Lorsqu’un environnement cloud d’entreprise sur cinq, avec des bases de données accessibles depuis Internet, contient des données sensibles telles que des informations PII, PHI ou PCI, les enjeux ne pourraient pas être plus élevés.

Comment maîtriser la prolifération de l’information

Comprendre la prolifération de l’information implique de reconnaître à la fois ses causes et ses implications. Cette prolifération se produit naturellement à mesure que les organisations adoptent de nouvelles technologies, s’étendent dans des environnements cloud et permettent le travail à distance. Chaque nouvelle application SaaS, appareil IoT ou outil de collaboration ajoute une couche supplémentaire à cette prolifération.

La base de la gestion de la prolifération de l’information est la centralisation. Cela ne signifie pas forcer toutes les données dans un seul référentiel, mais plutôt créer une approche unifiée de la gestion des données à l’échelle de votre organisation. C’est d’autant plus critique que 65% de toutes les applications Software-as-a-Service utilisées dans les organisations ne sont pas approuvées par les services informatiques, et que les organisations maintiennent en moyenne 975 services cloud inconnus contre seulement 108 services officiellement connus.

Considérez comment le travail à distance amplifie ce défi. Les employés génèrent des données sur des appareils personnels, des services de stockage cloud et des plateformes de collaboration. Sans supervision adéquate, cet IT fantôme crée des données fantômes — des informations qui existent en dehors du contrôle et de la visibilité de l’organisation.

Étape 1 : centraliser la gestion des données

La base de la gestion de la prolifération de l’information est la centralisation. Cela ne signifie pas forcer toutes les données dans un seul référentiel, mais plutôt créer une approche unifiée de la gestion des données à l’échelle de votre organisation.

Commencez par mettre en place des solutions de stockage de données centralisées capables d’accueillir à la fois des données structurées et non structurées. Les plateformes de stockage cloud offrent l’évolutivité et l’accessibilité nécessaires aux entreprises modernes, en fournissant une source unique de vérité tout en conservant la flexibilité dont les équipes ont besoin.

Les capacités de recherche d’entreprise sont essentielles ici. Les plateformes de recherche modernes peuvent indexer le contenu via plus de 100 connecteurs, en explorant chaque partie de votre paysage de données — des titres de documents et du contenu principal aux métadonnées et aux commentaires. Cet indexage complet rend l’information découvrable quel que soit l’endroit où elle se trouve, créant de fait une vue unifiée de données dispersées.

Les solutions de Data Security Posture Management (DSPM) offrent une visibilité continue sur l’emplacement des données sensibles et sur les personnes qui peuvent y accéder. Le DSPM est la catégorie de sécurité qui connaît la croissance la plus rapide, avec 75% des organisations qui devraient l’adopter d’ici mi-2025  actuellement, 87% des entreprises jugent insuffisantes leurs solutions de découverte et de classification des données. Ces outils peuvent découvrir et classer automatiquement les données dans les environnements cloud, suivre leurs déplacements et gérer les accès à travers des systèmes distribués. Lorsque 90% des documents critiques pour l’activité sont partagés en dehors du C-suite, et que plus de 15% des fichiers critiques sont à risque en raison du partage excessif, la gouvernance automatisée devient indispensable.

Étape 2 : renforcer les mesures de sécurité des données

Avec des données dispersées sur de multiples plateformes, la sécurité devient exponentiellement plus complexe. Chaque système représente une vulnérabilité potentielle, et les modèles de sécurité traditionnels basés sur le périmètre ne fonctionnent tout simplement pas lorsqu’il n’y a pas de périmètre clair à défendre.

Des protocoles robustes de sécurité des données doivent s’adapter à cette réalité distribuée. Commencez par le principe du moindre privilège — les utilisateurs ne doivent accéder qu’aux données dont ils ont besoin pour leurs rôles spécifiques. Les plateformes modernes appliquent ces autorisations automatiquement, en respectant les contrôles d’accès des documents sources sans nécessiter de configuration manuelle.

Les solutions de Data Security Posture Management (DSPM) offrent une visibilité continue sur l’emplacement des données sensibles et sur les personnes qui peuvent y accéder. Ces outils peuvent découvrir et classer automatiquement les données dans les environnements cloud, suivre leurs déplacements et gérer les accès à travers des systèmes distribués. Lorsque 90% des documents critiques pour l’activité sont partagés en dehors du C-suite, et que plus de 15% des fichiers critiques sont à risque en raison du partage excessif, la gouvernance automatisée devient indispensable.

Des mises à jour de sécurité régulières sont non négociables. À mesure que la prolifération des données étend votre surface d’attaque, garder une longueur d’avance sur les menaces émergentes exige une vigilance constante. Mettez en place une surveillance en temps réel des flux de données, une détection automatisée des menaces et des évaluations de sécurité régulières afin d’identifier les vulnérabilités avant qu’elles ne soient exploitées.

Étape 3 : favoriser une culture de responsabilité des données

Favorisez une découverte efficace de l’information. Lorsque les employés peuvent trouver rapidement ce dont ils ont besoin grâce à la recherche d’entreprise — réduisant les 2 heures par jour en moyenne passées à chercher des informations — ils sont moins susceptibles de créer des doublons ou de stocker des données dans des emplacements non autorisés. En fait, 43% des employés envisageraient de quitter leur poste s’il n’existait pas de moyen efficace d’accéder aux informations nécessaires, un chiffre qui grimpe à 51% chez les 18-34 ans et à 57% chez les 35-44 ans. Faites en sorte que la recherche d’informations soit aussi simple qu’avec Google, et vous verrez la dispersion diminuer naturellement.

La formation est le point de départ. Beaucoup d’employés ne mesurent pas les risques que leurs pratiques de données créent. Lorsqu’une personne partage un tableur contenant des informations clients sur un stockage cloud public ou utilise une application non approuvée pour un travail sensible, elle contribue à la dispersion et crée des vulnérabilités de sécurité. Des formations régulières aident les équipes à comprendre ces risques et leur rôle dans leur prévention.

Encouragez l’utilisation d’outils approuvés en les rendant facilement accessibles et agréables à utiliser. La montée du shadow IT provient souvent d’employés qui cherchent à travailler plus efficacement. Si vos plateformes approuvées ne répondent pas à leurs besoins, ils trouveront des alternatives. En fournissant des outils complets et intuitifs, et en simplifiant les processus d’approbation des nouvelles applications, vous réduisez l’incitation à contourner les règles.

Favorisez une découverte efficace de l’information. Lorsque les employés trouvent rapidement ce dont ils ont besoin grâce à la recherche d’entreprise—en réduisant les 2 heures en moyenne par jour passées à chercher des informations—ils sont moins susceptibles de créer des doublons ou de stocker des données dans des emplacements non autorisés. En moyenne, les travailleurs du savoir passent 1.8 hours chaque jour (25% de leur semaine de travail) à chercher des informations plutôt qu’à créer de la valeur—ce qui signifie, en pratique, que les entreprises embauchent cinq employés mais n’obtiennent une production réellement productive que de quatre. Faites en sorte que la recherche d’informations soit aussi simple qu’avec Google, et vous verrez la dispersion diminuer naturellement.

Étape 4 : tirer parti de la technologie pour réduire la complexité

Les outils modernes d’IA et d’automatisation offrent des capacités puissantes pour maîtriser la dispersion de l’information. Ces technologies peuvent traiter d’immenses volumes de données, identifier des tendances et exécuter des actions qu’il serait impossible pour des administrateurs humains d’effectuer manuellement.

La classification automatisée des données utilise le machine learning pour analyser et catégoriser les informations selon le contenu, le contexte et la sensibilité. L’IA peut identifier aussi bien des données financières que des informations personnellement identifiables, et appliquer automatiquement des contrôles de sécurité et des politiques de conservation appropriés. Cela élimine un processus de classification manuel sujet aux erreurs tout en garantissant une gouvernance cohérente sur l’ensemble des types de données.

Les solutions de visibilité, alimentées par un knowledge graph, fournissent des insights en temps réel sur votre paysage de données. Les plateformes modernes créent des cartographies complètes des emplacements des données, des schémas d’accès et des niveaux de risque. Elles peuvent suivre la lignée des données, en montrant comment l’information circule au sein de votre organisation et en identifiant les points d’exposition potentiels. Cette visibilité permet une gestion proactive plutôt qu’une réaction dans l’urgence lorsque des problèmes surviennent.

L’architecture de l’information remet de l’ordre dans le chaos. En mettant en place des principes d’organisation systématiques—conventions de nommage claires, structures de dossiers logiques, métadonnées standardisées—vous rendez les données plus faciles à trouver et à gérer. Considérez cela comme de l’urbanisme pour votre environnement numérique, en créant des parcours et des zones clairs qui rendent la navigation intuitive.

Conseils pour gérer la dispersion de l’information

1. Évaluez régulièrement les pratiques de stockage des données

Une approche systématique de l’évaluation du stockage des données est essentielle pour gérer efficacement la dispersion de l’information. En mettant en place un calendrier d’évaluation régulier des référentiels de données, les organisations peuvent s’assurer de l’alignement à la fois sur les objectifs opérationnels et sur les protocoles de sécurité. Ce processus consiste non seulement à cartographier les emplacements des données et les autorisations d’accès, mais aussi à analyser la manière dont les données sont archivées et purgées. Des évaluations régulières peuvent mettre en évidence des inefficacités, comme des données redondantes ou des méthodes de stockage obsolètes, permettant des améliorations stratégiques qui renforcent la gestion globale des données.

De plus, ces évaluations doivent identifier de manière proactive les éventuelles failles de sécurité au sein des solutions de stockage. Les exigences réglementaires et les avancées technologiques évoluant en permanence, il est essentiel de vérifier que les systèmes de stockage respectent les dernières normes de conformité. Disposer d’une vision à jour et complète des pratiques de stockage des données permet aux organisations de mieux se protéger contre les accès non autorisés et de réduire le risque de violation.

2. Mettre en place des solutions de données flexibles

Adopter des solutions de données flexibles est crucial pour suivre le rythme des exigences dynamiques des environnements de données actuels. À mesure que les organisations se développent et que les besoins en données augmentent, il est important d’adopter des technologies capables de s’adapter à ces changements de manière fluide. Opter pour des solutions dotées d’une scalabilité intégrée permet aux entreprises d’augmenter facilement leur capacité et leurs fonctionnalités sans provoquer de perturbations. Cette adaptabilité est essentielle pour maintenir l’efficacité opérationnelle et garantir que les systèmes de données restent résilients face à l’évolution des besoins.

Lors du choix de solutions flexibles, privilégiez celles qui offrent des capacités d’intégration fluides avec les technologies existantes et futures. Cette interopérabilité est essentielle pour éviter la création de nouveaux silos de données et soutenir une stratégie unifiée de gestion des données. En outre, choisissez des solutions proposant des fonctionnalités avancées d’analytique et de reporting, fournissant des informations précieuses sur les schémas d’utilisation des données et permettant une prise de décision fondée sur les données grâce à des analyses en temps réel.

3. Encourager la coopération interservices

Favoriser la coopération entre les services peut considérablement rationaliser les pratiques de gestion des données et atténuer la dispersion de l’information. En cultivant une culture de transparence et de collaboration, les organisations peuvent améliorer les flux de travail liés aux données et réduire les efforts en doublon. Cette stratégie implique non seulement de partager les pratiques qui fonctionnent, mais aussi de standardiser les procédures de traitement et de stockage des données entre les équipes. Lorsque les services s’alignent sur des objectifs de gestion des données, ils peuvent mieux coordonner leurs actions et optimiser l’utilisation des ressources.

Par ailleurs, la coopération interservices apporte une perspective plus large sur l’écosystème de données de l’organisation. Les efforts collaboratifs permettent aux équipes d’identifier des défis communs et de développer des solutions globales qui bénéficient à l’ensemble de l’entreprise. Cette approche unifiée renforce non seulement la gouvernance des données, mais elle donne aussi aux employés les moyens de participer activement à la gestion de la dispersion de l’information, en créant un environnement de données plus cohérent et plus efficace.

Le chemin pour vaincre la dispersion de l’information commence par la compréhension que ce n’est pas seulement un défi technique—c’est une transformation organisationnelle. En mettant en œuvre les stratégies que nous avons décrites, vous pouvez transformer votre paysage de données dispersé en un actif stratégique qui stimule la productivité et l’innovation.

La suite du parcours

La prolifération de l’information ne va pas disparaître — au contraire, elle va s’accélérer à mesure que les organisations génèrent davantage de données via l’IA, l’IoT et les initiatives de transformation digitale. L’essentiel est de transformer ce défi en opportunité.

Les organisations qui parviennent à maîtriser la prolifération de l’information obtiennent des avantages concurrentiels significatifs. Elles prennent de meilleures décisions grâce à une vision complète des données. Elles réagissent plus vite face aux opportunités et aux menaces. Elles maintiennent une posture de sécurité plus robuste et garantissent la conformité réglementaire. Et surtout, elles permettent aux employés de se concentrer sur un travail à forte valeur ajoutée plutôt que de partir à la chasse à l’information.

Le passage du chaos au contrôle exige de l’engagement, des investissements et un changement culturel. Mais avec la bonne combinaison de gestion centralisée, de sécurité renforcée, de transformation culturelle et de technologies intelligentes, les entreprises peuvent transformer la prolifération de leurs données, d’un passif en un actif.

Commencez petit, voyez grand et avancez régulièrement. Chaque étape vers une meilleure gestion des données est une étape vers une organisation plus efficace, plus sécurisée et plus compétitive. À l’ère de l’information, celles et ceux qui sauront naviguer dans cette prolifération seront ceux qui prospéreront.

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