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Si vous parcourez rapidement les derniers rapports « State of Sales Enablement », vous remarquerez un nombre alarmant de responsables Enablement qui classent la « gestion de contenu » comme une priorité stratégique de l’année. On pourrait croire que le sujet serait déjà réglé, mais la plupart des organisations restent coincées dans leurs anciennes habitudes — avec les connaissances, les ressources et les données cloisonnées dans des centaines d’applications SaaS.
Chez Sigma, nous ne considérons pas la gestion de contenu comme une solution miracle pour bâtir un enablement de référence, mais plutôt comme un accélérateur à mesure que vous progressez sur la courbe de maturité. Il est essentiel que ce système dispose d’outils modernes pour gérer la complexité de la démocratisation des connaissances de l’entreprise sans sacrifier la gouvernance des contenus. C’est pourquoi, au lieu de nous appuyer sur des offres distinctes qui créent des goulots d’étranglement pour l’enablement, ajoutent des processus pour les créateurs de contenu et reposent sur des mécanismes obsolètes d’organisation, nous avons adopté Glean pour libérer la valeur de nos contenus. Ainsi, les équipes GTM arrêtent de passer des heures à chercher et se concentrent sur ce qui compte vraiment — générer un impact concret.
Une nouvelle approche à des problèmes anciens
À mesure que les LLMs et l’IA s’améliorent en continu, des verticales SaaS comme la Business Intelligence et le Content Marketing voient émerger une multitude de nouvelles solutions et possibilités. Chaque progrès en précision de l’IA et en efficacité des coûts devrait inciter les entreprises à se poser la question :
Ces mêmes questions ont conduit l’équipe Sales Enablement de Sigma à se demander : « En supposant que l’IA continue de s’améliorer, quel aspect de l’Enablement peut générer plus de ROI grâce à l’IA ? » C’est ainsi que nous en sommes arrivés à la gestion de contenu GTM — une tâche nécessaire, mais souvent difficile, dans le processus d’enablement, encore largement marquée par des approches et des stacks d’outils dépassées.
La grande rupture du partage des connaissances
Les systèmes de gestion de contenu traditionnels (CMS) rendent l’efficacité du partage des connaissances dépendante du respect, par les humains, de nouveaux processus. C’est particulièrement vrai pour les organisations en forte croissance. Très vite, il devient plus difficile que jamais de partager ce qui fonctionne, ce qui est le plus récent ou ce qui est hautement pertinent — d’où le besoin d’une meilleure documentation et de sources de vérité pour trouver l’information. Elles sont essentielles pour aider les nouveaux commerciaux à réussir autant que possible, le plus tôt possible.
Cependant, acheter et déployer un CMS pour résoudre ce déficit de partage des connaissances entraîne aussi son propre lot de problèmes. Par exemple, chaque manager et chaque contributeur individuel (IC) doit apprendre :
Peu importe la qualité du CMS, les employés sont contraints de modifier en profondeur leurs processus individuels, ce qui réduit la probabilité d’adoption tout en dégradant la qualité du contenu dans le CMS. Chez Sigma, nous l’avons compris et nous nous sommes tournés vers Glean pour combattre cette rupture du partage des connaissances.
Un partage des connaissances fluide et intuitif avec Glean
L’onboarding de Glean nous a permis de réduire significativement la courbe d’apprentissage pour les utilisateurs finaux, tout en diminuant en parallèle la charge administrative pour les managers, les créateurs de contenu et les équipes enablement.
Voici comment Sigma s’appuie sur Glean pour offrir de meilleurs résultats et une meilleure expérience à notre organisation GTM :
1. Courbe d’apprentissage réduite pour les utilisateurs finaux
Un CMS traditionnel oblige généralement vos utilisateurs finaux à apprendre des arborescences de dossiers, des conventions de nommage spécifiques et une nouvelle UI/UX. Glean les rejoint là où ils travaillent déjà — en particulier s’ils passent beaucoup de temps sur des interfaces de type chat ou via une barre de recherche. Du point de vue de la découverte de contenu, les utilisateurs finaux peuvent effectuer une recherche dans Slack, via une extension Chrome, ou via une application web avec recherche fédérée, navigation et interface de chat. C’est une expérience complète et rationalisée, que tout le monde peut prendre en main instantanément.
2. Moins de perturbations pour les créateurs de contenu
Lors de précédents déploiements de CMS, l’enablement a consacré beaucoup de temps à créer des formations et de la documentation pour les créateurs de contenu. Beaucoup d’énergie a été investie pour définir les processus : qui peut créer quoi, dans quel dossier, et où déposer le contenu en tant que SME (Subject Matter Expert).
C’est difficile à maintenir à grande échelle, car les différentes équipes documentent leurs connaissances à différents endroits. Certaines préfèrent Confluence, d’autres Notion, d’autres ont des Google Docs éparpillés, et les super admins du CMS préfèrent créer directement dans le CMS. Cette liberté de choix peut être déroutante pour les parties prenantes, surtout lorsqu’elles doivent changer leurs habitudes pour suivre le processus imposé par votre CMS.
Avec Glean, les créateurs de contenu peuvent se concentrer sur la livraison et le partage à partir de n’importe quelle source de connaissance. Tant qu’il existe une intégration Glean et que l’asset a le « sharing » activé, Glean s’occupe du reste et le rend découvrable par les bons consommateurs de contenu.
3. Réduction de la charge administrative
Chez Sigma, Glean a réellement résolu la curation de contenu « bottom-up ». La découverte et la trouvabilité des contenus ne dépendent plus du fait que les créateurs de contenu suivent le bon « processus de soumission ». À la place, ils peuvent consacrer plus de temps à leur travail, en sachant que Glean fera automatiquement remonter les bonnes connaissances lorsque les équipes les recherchent.
Pour les Admins, cela nous permet de consacrer plus de temps à des cas d’usage avancés, comme la curation de contenus pour des workflows ou des comportements spécifiques via les Glean Collections, la création de Glean Apps de niche entraînées sur les connaissances internes de l’entreprise, et/ou la mise en place de règles de requêtes inspirées par les analytics de recherche et le comportement des utilisateurs.
4. L’enablement n’est plus le goulot d’étranglement
Avec d’autres outils, les créateurs de contenu devaient solliciter l’Enablement pour « ajouter » des éléments dans un CMS. Parfois, des intégrations téléversaient automatiquement le contenu, mais les créateurs restaient toujours préoccupés par le fait que le contenu ait atterri au bon endroit.
Avec Glean, personne n’a besoin d’attendre l’Enablement. Les équipes peuvent créer là où elles veulent, et le contenu sera automatiquement découvrable dans Glean. Cela peut sembler incroyable pour certaines équipes Enablement sans processus, mais Glean intègre automatiquement tous les indispensables (« must-haves ») nécessaires pour la vérification des contenus, la curation et des boucles de feedback légères entre utilisateurs finaux et admins.
5. Glean propose les fonctionnalités « must-have » d’un CMS traditionnel
Glean (et l’IA de manière générale) est encore assez récent, et il peut être inconfortable pour les équipes de rompre avec leurs habitudes. Heureusement, Glean rend cette transition plus accessible grâce à des fonctionnalités qui reprennent celles d’un CMS traditionnel, sans surpondérer les processus et workflows habituellement lourds qui ralentissent le partage des connaissances :
- Gouvernance du contenu : Glean hérite de toutes les autorisations de vos applications connectées afin de s’assurer que les employés ne voient que les contenus auxquels ils sont censés avoir accès
- Couche de curation : Glean propose des Collections qui fonctionnent comme des pages d’accueil ou des hubs de ressources permettant à vos équipes de regrouper des ressources en un seul endroit
- Vérification & dépréciation du contenu : Glean permet aux administrateurs et aux propriétaires de contenu de vérifier ou de déprécier facilement leurs contenus à grande échelle. Les contenus vérifiés sont mis en avant dans les résultats de recherche, garantissant que vos utilisateurs finaux interagissent avec ce qui se fait de mieux et de plus récent
- Boucle de feedback : Glean propose plusieurs fonctionnalités permettant de recueillir du feedback. Qu’il s’agisse des fonctions de vote pour/contre qui permettent aux utilisateurs de faire remonter leurs retours aux équipes Glean, ou de la possibilité de demander une vérification/dépréciation au propriétaire du contenu, cela garantit que votre équipe Enablement reçoit en continu les retours des utilisateurs finaux
Ce ne sont là que quelques exemples de la façon dont Glean a fait passer notre processus de gestion de contenu au niveau supérieur, en faisant entrer l’enablement de Sigma dans l’ère moderne. Découvrir et partager des données pertinentes est devenu une simple étape de nos workflows, et non plus un parcours du combattant. Cela a permis aux commerciaux, qu’ils soient débutants ou expérimentés, de monter en compétence et d’obtenir de meilleurs résultats plus vite que jamais.
